Centrum Pomocy Prawnej im. Haliny Nieć » Dokument podróży dla obywatela Ukrainy

Stan prawny na dzień: 21.05.2025 r.

W związku z dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa Ukrainy dotyczącymi możliwości ubiegania się o wydanie paszportu zagranicznego poza granicami kraju, uznaliśmy za zasadne poinformowanie obywateli Ukrainy o przysługujących im prawach i obowiązkach w zakresie uzyskania dokumentu podróży na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Niniejszy artykuł ma na celu kompleksowe omówienie zasad wydawania paszportów zagranicznych w konsularnych przedstawicielstwach Ukrainy oraz zagranicznych oddziałach paszportowych w Polsce, a także przybliżenie procedury uzyskania polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca.

Paszport zagraniczny

Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej paszport zagraniczny obywatela Ukrainy może zostać wydany przez dwie instytucje:

Konsulat Ukrainy w Rzeczypospolitej Polskiej,
Oddziały paszportowe państwowego przedsiębiorstwa «Dokument» (PP «Dokument»).

W celu uzyskania paszportu zagranicznego, oprócz rejestracji w elektronicznej kolejce, należy dostarczyć dokumenty, których lista może różnić się w zależności od podmiotu świadczącego odpowiednią usługę.

Uzyskanie paszportu w konsulacie Ukrainy w Rzeczypospolitej Polskiej

Konsulaty Ukrainy w Rzeczypospolitej Polskiej znajdują się w pięciu polskich miastach: Warszawa, Gdańsk, Lublin, Wrocław, Kraków, i świadczą usługi konsularne dla obywateli Ukrainy zgodnie ze swoim okręgiem konsularnym. Przyjęcie osób zainteresowanych odbywa się wyłącznie po wcześniejszej elektronicznej rejestracji. Więcej informacji można znaleźć pod adresem: https://poland.mfa.gov.ua/.

Składając wniosek o paszport zagraniczny, wnioskodawca jest zobowiązany do przedłożenia pełnej dokumentacji, której szczegółową listę można znaleźć na stronie internetowej konsulatu: https://krakow.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/pasportni-diyi/oformlennya-zakordonnogo-pasporta/osobam-starshe-16-rokiv, a także do dokonania opłaty konsularnej.

Stanem na dzień 1 kwietnia 2025 roku procedura ubiegania się o paszport zagraniczny, w zależności od organu właściwego do świadczenia tej usługi, podlega odmiennym regulacjom wynikającym z obowiązujących przepisów prawa Ukrainy. Dotyczy to w szczególności osób objętych obowiązkiem wojskowym, dla których, w czasie obowiązywania stanu wojennego, procedura ta realizowana jest zgodnie z wymogami określonymi w przepisach w przepisach Ustawy Ukrainy nr 3633-IX «O zmianach niektórych aktów prawnych Ukrainy w zakresie niektórych kwestii służby wojskowej, mobilizacji oraz ewidencji wojskowej» z dnia 11 kwietnia 2024 roku.

Zgodnie z wyżej powołaną Ustawą, obywatele Ukrainy płci męskiej w wieku od 18 do 60 lat, ubiegający się o dokonanie odpowiednich czynności konsularnych, wraz z dokumentami wymaganymi do ubiegania się o paszport zagraniczny w konsulacie Ukrainy, są zobowiązani do przedstawienia wojskowego dokumentu ewidencyjnego w formie elektronicznej (e-WOD), sformowanego za pomocą mobilnej aplikacji «REZERV+»: https://krakow.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/pasportni-diyi/oformlennya-zakordonnogo-pasporta/osobam-starshe-16-rokiv

Analogiczne wymagania były stawiane obywatelom Ukrainy w wieku poborowym przy składaniu wniosku o paszport zagraniczny lub jego odbiorze w PP «Dokument» do dnia 1 kwietnia 2025 roku.

Wojskowy dokument ewidencyjny można uzyskać, kierując się szczegółową instrukcją dostępną na rządowej stronie Diia.ua: https://diia.gov.ua/services/vijskovo-oblikovij-dokument.

W przypadku braku dokumentu wojskowego ewidencyjnego oraz aplikacji mobilnej «REZERV+» u mężczyzn w wieku od 18 do 60 lat, konsularna usługa nie zostanie udzielona. W związku z tym nie zostanie wydana decyzja administracyjna, co może zostać uznane za bezczynność organu, a w efekcie znacznie utrudnia zaskarżenie takiego rozstrzygnięcia na drodze sądowej.

Podstawy decyzji odmawiającej wydania paszportu zagranicznego obywatelowi Ukrainy, zgłaszającemu się do konsulatu bądź PP «Dokument», zostały wyczerpująco określone w Uchwale Rady Ministrów Ukrainy nr 152 «W sprawie zatwierdzenia wzoru formularza, opisu technicznego oraz procedury wydawania, wymiany, przesyłania, wycofywania, zwrotu państwu, uznania za nieważny oraz niszczenia paszportu obywatela Ukrainy do wyjazdu za granicę» z dnia 7 maja 2014 roku i obejmują następujące przypadki:

osoba nie jest obywatelem Ukrainy;
w sprawie wydania paszportu do wyjazdu za granicę zwróciła się osoba, która nie ukończyła 16. roku życia, lub jej prawni przedstawiciele/osoba upoważniona, którzy nie mają dokumentalnego potwierdzenia swoich uprawnień do ubiegania się o paszport;
osoba już otrzymała dwa paszporty do wyjazdu za granicę, które są ważne w dniu złożenia wniosku (z wyjątkiem przypadków przewidzianych w punkcie 22 niniejszej procedury);
wnioskodawca nie złożył pełnej dokumentacji i informacji wymaganych do wydania paszportu do wyjazdu za granicę;
dane uzyskane z systemów informacyjnych instytucji, baz danych Jednolitego Państwowego Rejestru Demograficznego, o którym mowa w Ustawie Ukrainy "O Jednolitym Państwowym Rejestrze Demograficznym oraz dokumentach potwierdzających obywatelstwo Ukrainy, tożsamość lub jej specjalny status», a także dane z kartotek, nie potwierdzają informacji przedstawionych przez wnioskodawcę.

Świadczenie usług konsularnych innym kategoriom obywateli Ukrainy, w tym kobietom, dzieciom, mężczyznom powyżej 60. roku życia lub zwolnionym z obowiązku służby wojskowej, odbywa się bez zmian.

Uzyskanie paszportu w PP «Dokument»

Paszportowe serwisy PP «Dokument» na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej znajdują się w Krakowie, Wrocławiu, Warszawie oraz Gdańsku. Aby skorzystać z usługi wydania paszportu zagranicznego w PP «Dokument», należy zarejestrować się online na wybraną usługę, korzystając z poniższego linku: https://pasport.org.ua/.

Do wniosku o wydanie paszportu zagranicznego należy dołączyć dokumenty, które zależą od indywidualnej sytuacji obywatela Ukrainy. Więcej informacji: https://krakow.pasport.org.ua/services/passport.

Z uwagi na trudności, które napotkali obywatele Ukrainy przebywający za granicą, uniemożliwiające im spełnienie wymogów zawartych w Ustawie Ukrainy nr 3633-IX «O zmianach w niektórych aktach prawnych Ukrainy dotyczących kwestii służby wojskowej, mobilizacji i rejestracji wojskowej» z dnia 11 kwietnia 2024 roku, w wyniku problemów technicznych związanych z przedstawieniem dokumentu wojskowego, zostało wydane Rozporządzenie Rady Ministrów Ukrainy nr 370 «O zmianach do Procedury realizacji eksperymentalnego projektu automatycznej weryfikacji i kontroli danych dotyczących powołanych, osób podlegających służbie wojskowej oraz rezerwistów», które weszło w życie 1 kwietnia 2025 roku i dotyczy wyłącznie usług paszportowych PP «Dokument».

Zgodnie z nowymi przepisami, mężczyźni w wieku od 18 do 60 lat, przebywający na terytorium innych państw, przy ubieganiu się o wydanie paszportu wewnętrznego lub zagranicznego w oddziale paszportowym, są zwolnieni z przedstawiania dokumentu wojskowego ewidencyjnego oraz aplikacji mobilnej «REZERV+». Szczegóły dostępne są pod linkiem: https://krakow.pasport.org.ua/ PP «Dokument» automatycznie przeprowadza weryfikację statusu ewidencji wojskowej, a w sytuacji braku odpowiednich danych o mężczyźnie w wieku poborowym w Jednolitym Państwowym Rejestrze poborowych, rezerwistów i wojskowo zobowiązanych, te informacje zostaną automatycznie przesłane do ego rejestru. Rejestracja w tym trybie odbywa się bez konieczności przechodzenia komisji lekarskiej.

Jeśli dane zawarte w dokumencie wojskowym (w tym dotyczące specjalności wojskowej, stopnia wojskowego, numeru identyfikacyjnego, danych osobowych lub adnotacji o wpisaniu lub wykreśleniu z ewidencji wojskowej), nie odpowiadają informacjom zapisanym w Jednolitym Państwowym Rejestrze, wojskowy dokument ewidencyjny uznaje się za nieważny. W takich okolicznościach PP «Dokument» informuje obywatela Ukrainy o odmowie wydania paszportu i zaleca podjęcie kontaktu w tej sprawie z Ministerstwem Obrony Ukrainy (https://dmsu.gov.ua/news/dms/18252.html).

Dodatkowe informacje dotyczące procedury korekty danych wojskowych można uzyskać na oficjalnej stronie Ministerstwa Obrony Ukrainy pod linkiem: https://mod.gov.ua/.

Mężczyźni, którym odmówiono wydania paszportu z powodu nieważności dokumentu wojskowego w opisanej powyżej sytuacji, są zobowiązani zwrócić się do Terytorialnego Centrum Rekrutacyjnego i Wsparcia Społecznego (TCR) w miejscu zamieszkania na Ukrainie. Zgodnie z obowiązującym prawodawstwem Ukrainy, osobisty kontakt z TCR jest jedyną możliwością dokonania zmian w rejestrze, co umożliwia korzystanie z usług, w tym m.in. składanie wniosków o paszporty w zagranicznych oddział paszportowych.

***

Obywatele Ukrainy, którzy z powodu trwających działań wojennych nie mogą powrócić do kraju pochodzenia, de facto nie mają możliwości uzyskania paszportu zagranicznego ani w ukraińskich placówkach konsularnych, ani w ukraińskich zagranicznych oddziałach paszportowych, zatem napotykają na poważny problem braku ważnego dokumentu podróży.

W tym kontekście przypominamy, iż zgodnie z art. 288 Ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, cudzoziemiec przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest zobowiązany posiadać ważny dokument podróży, a także – jeżeli jest to wymagane – dokument uprawniający go do pobytu na terytorium Polski.

Polski dokument podróży

Obywatele Ukrainy, którzy przebywają w Polsce, zwracają się do naszego Centrum nie tylko z pytaniami dotyczącymi wydania paszportu zagranicznego Ukrainy, lecz także wyrażają zainteresowanie uzyskaniem polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca.

Na podstawie art. 252 Ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, polski dokument podróży dla cudzoziemca wydaje się cudzoziemcowi, który utracił swój dokument podróży albo którego dokument podróży uległ zniszczeniu bądź utracił ważność, a nie jest możliwe otrzymanie przez cudzoziemca nowego dokumentu podróży, gdy cudzoziemcowi udzielono:

1) zezwolenia na pobyt stały;

2) zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE;

2a) zezwolenia na pobyt czasowy, o którym mowa w art. 186 ust. 1 pkt 9 (dotyczy obywateli Republiki Białorusi, którzy przebywają na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy, udzielonego z uwagi na inne okoliczności, a którzy bezpośrednio przed złożeniem wniosku o uzyskanie tego zezwolenia przebywali na terytorium Polski na podstawie krajowej wizy wydanej z powodów humanitarnych, w interesie państwa lub z powodu zobowiązań międzynarodowych);

3) ochrony uzupełniającej;

4) zgody na pobyt ze względów humanitarnych.

Zwracamy uwagę, iż obywatel Ukrainy, który przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 2 ust. 1 Ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa i posiada nadany numer PESEL z statusie UKR, nie jest uprawniony do uzyskania polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca.

Polski dokument podróży dla cudzoziemca jest ważny przez jeden rok od dnia jego wydania i daje jego posiadaczowi prawo do wielokrotnego przekraczania granicy w tym okresie.

Wniosek o wydanie polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca składa się do wojewody właściwego ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca. Każdy wniosek rozpatrywany jest indywidualnie, z uwzględnieniem konkretnej sytuacji osobistej i prawnej cudzoziemca.

W przypadku, gdy wniosek o wydanie polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca zawiera braki formalne (np. w zakresie formularza wniosku, dokumentacji lub podstaw prawnych), a nie został uzupełniony w terminie wskazanym w wezwaniu do usunięcia braków, pozostaje on bez rozpoznania.

Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania dokumentu podejmuje wojewoda. Decyzję o odmowie wydania polskiego dokumentu podróży można zaskarżyć do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem wojewody, który wydał tę decyzję.

Z powyższych postanowień wynika, iż oprócz spełnienia warunku utraty dokumentu podróży, jego zniszczenia lub wygaśnięcia okresu ważności, cudzoziemiec, w tym obywatel Ukrainy, który przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE, ochrony uzupełniającej lub zgody na pobyt z powodów humanitarnych, zobowiązany jest wykazać, iż w jego konkretnym przypadku uzyskanie nowego dokumentu podróży nie jest możliwe. Najczęściej okoliczność tę potwierdza zaświadczenie wydane przez konsulat lub inny właściwy organ państwa pochodzenia, w którym zawarto odmowę wydania paszportu zagranicznego.

Warto również podkreślić, iż w przypadku osób objętych ochroną uzupełniającą dokument podróży nie jest wydawany z urzędu, lecz wyłącznie na wniosek, według zasad analogicznych do stosowanych wobec innych podstaw pobytu, na podstawie wykazania niemożności uzyskania paszportu w państwie pochodzenia.

Jednocześnie należy pamiętać, iż jeśli obywatel Ukrainy nie spełnił wymogów prawnych do uzyskania paszportu zagranicznego z powodu nieprzedstawienia lub problemów związanych z dokumentem wojskowym, placówki konsularne Ukrainy oraz serwisy paszportowe obecnie nie wydają zaświadczeń o odmowie jego wydania.

Więcej informacji na temat polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca można uzyskać w wydziale spraw cudzoziemców w urzędzie wojewódzkim, właściwym ze względu na miejsce zamieszkania cudzoziemca.

Podsumowanie

Podsumowując powyższe, w przypadku wygaśnięcia ważności dokumentu podróży, jego utraty lub zniszczenia, obywatel Ukrainy powinien w pierwszej kolejności zwrócić się do kompetentnych organów państwa swojego pochodzenia – w szczególności do placówek konsularnych Ukrainy w Polsce lub PP «Dokument», uwzględniając obowiązujące wymagania ukraińskiego prawa. Te organy są upoważnione do udzielania wiążących informacji dotyczących stanu prawnego i faktycznego obywatela Ukrainy, który zwrócił się o wydanie dokumentu podróży, a także do udzielania zaleceń dotyczących kontaktu z innymi organami państwowymi w celu rozwiązania tej sprawy.

Polski dokument podróży może zostać wydany wyłącznie obywatelom Ukrainy, którzy spełniają zarówno subiektywne, jak i obiektywne kryteria określone w przepisach Ustawy RP z dnia 12 grudnia 2013 roku o cudzoziemcach.

***

Obecnie, przy naszym wsparciu, toczą się postępowania dotyczące wydania polskiego dokumentu podróży dla obywateli Ukrainy, którzy z obiektywnych powodów nie mogą uzyskać dokumentów w kraju pochodzenia. Czekamy na wyniki i będziemy na bieżąco informować Państwa o dalszych krokach!

Źródła:

Ustawa Ukrainy «O Jednolitym Państwowym Rejestrze Powołanych, Obowiązkowych Służb Wojskowych i Rezerwistów» z dnia 16 marca 2017 roku ze zmianami;
Ustawa Ukrainy «O zmianach w niektórych aktach prawnych Ukrainy w zakresie niektórych kwestii związanych z pełnieniem służby wojskowej, mobilizacją i ewidencją wojskową» z dnia 18 kwietnia 2024 roku ze zmianami;
Ustawa Ukrainy «O Jednolitym Państwowym Rejestrze Demograficznym oraz dokumentach potwierdzających obywatelstwo Ukrainy, tożsamość osoby lub jej specjalny status» z dnia 1 stycznia 2013 roku z późniejszymi zmianami;
Rozporządzenie Rady Ministrów Ukrainy nr 152 «W sprawie zatwierdzenia wzoru formularza, opisu technicznego oraz procedury wydawania, wymiany, wysyłania, wycofywania, zwrotu państwu, unieważniania i niszczenia paszportu obywatela Ukrainy do wyjazdu za granicę» z dnia 7 maja 2014 roku ze zmianami;
Rozporządzenie Rady Ministrów Ukrainy nr 932 «W sprawie realizacji projektu eksperymentalnego automatycznej weryfikacji i kontroli informacji o powołanych, obowiązkowych służbach wojskowych i rezerwistach» z dnia 16 sierpnia 2024 roku ze zmianami;
Rozporządzenie Rady Ministrów Ukrainy nr 370 «W sprawie zmian w procedurze realizacji projektu eksperymentalnego automatycznej weryfikacji i kontroli informacji o powołanych, obowiązkowych służbach wojskowych i rezerwistach» z dnia 1 kwietnia 2025 roku;
Ustawa RP z dnia 12 grudnia 2013 roku o cudzoziemcach (Dz.U.2024.769);
Ustawa RP z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U.2025.33).

Viktoriia Demianova, Viktoriia Mkrtchan, Irena Sinkiewicz